Подать объявлениеОбъявленияБлокнот Публикации
Регистрация | Вход
Забыли пароль?

Добавить объявление
  только в заголовках           
Все публикации >> первый каталог

Как организовать конференцию

Размещено 30 сентября в 12:38

Как организовать конференцию

Конференция может стать отличной рекламой вашей компании и является отличной возможностью заявить о себе. Но только в том случае, если вы серьезно отнесетесь к ее организации и постараетесь предусмотреть все мелочи, она пройдет на высоком уровне и о ней останется хорошее впечатление у участников.

Прежде всего, по приказу необходимо назначить организационный комитет, в состав которого необходимо включить не просто ответственных людей, но на которых можно всецело положиться. При этом членов оргкомитета необходимо на период подготовки и проведения конференции освободить от основной работы. Также приказом назначается председатель оргкомитета и период его действия, определяются сроки проведения конференции.

Следующий вопрос – финансовое обеспечение конференции. Для этой цели можно использовать средства как самой компании, так и спонсоров или участников конференции. Поэтому необходимо сделать экономический расчет и определить, какую сумму будут платить участники конференции.

На первом заседании оргкомитету необходимо определиться с тематикой конференции, объемами представляемых участниками тезисов и требованиями к ним, крайними срокам подачи заявок на участие в конференции и предоставления непосредственно материалов.

После этого всем потенциальным участникам конференции рассылаются приглашения. Сделать это можно по электронной почте, а к письму приложить программу и требования, в соответствии с которыми должны быть оформлены тезисы и доклады. Если участие в конференции платное, об этом также необходимо указать в письме-приглашении. В случае принятия приглашения, попросите иногородних адресатов также сообщить, нужно ли будет бронировать для них гостиницу.

После обработки поступивших заявок на участие в конференции можно определиться с окончательным количеством участников конференции. Это позволит забронировать заранее достаточное количество мест в гостинице, подготовить раздаточный материал для участников (программки, тезисы докладов и т.д.), заказать соответствующий зал для проведения заседаний.

Кроме программы заседаний конференции, в типографии необходимо заказать тиражирование тезисов докладов – все это вручается участникам конференции до начала заседаний – при регистрации. Не забудьте вложить в каждый комплект для участника конференции кроме программы и тезисов докладов ручку и блокнот. Также необходимо позаботиться о бейджиках, на которых указать фамилии, имена и отчества участников конференции, их должности, ученые звания и степени, названия организации, где они работают.

Зал, в котором будет проходить конференция, необходимо снабдить специальным оборудованием – микрофонами, компьютерами, проектором, проекционным экраном и т.д.

Еще один немаловажный вопрос – организация питания участников конференции. Так, между заседаниями чашку кофе или чая можно выпить в отдельном помещении рядом с залом заседаний (в этом случае можно все организовать собственными силами) или договориться об этом с близлежащим кафе. Кстати, в кафе можно договориться и о комплексных обедах для участников конференции.


Просмотров: 122